Upravljanje projektima: Jednostavan vodič za buduće projektne menadžere

Upravljanje projektima – edukacija za početnike

Što to uopće znači upravljati projektom? 

Realizacija projekta najjednostavnije se može definirati kao ostvarivanje cilja koji ima vremenski okvir i određene uvjete pod kojima se treba ostvariti. Upravljanje projektima onda znači usmjeravanje organizacijskih sposobnosti i tehnika pojedinca ili grupe ljudi prema ostvarivanju zadanog projekta, a riječ je o poslu kojem se treba pristupiti s maksimalnom odgovornosti i spremnosti. Također, posao upravljanja projektima zahtjeva znanja iz mnogih područja poput psihologije, menadžmenta, financija itd. koje je potrebno konstantno nadopunjavati jer se uvjeti mijenjaju iz dana u dan.

Strukture projekata i sredstava kojima se on može ostvariti potpuno su različite od projekta do projekta te mogu varirati od jednostavne to-do liste do kompleksne organizacije poduzeća čija je svrha izvođenje projekta uz podršku projektnog programa. Bez obzira na strukturu projekta, u gotovo svakom prisutni su osnovni elementi koji ga čine, a to su resursi, vrijeme, novac i opseg projekta.

Kvalitetno upravljati projektima znači znati kako upotrijebiti i organizirati te osnovne elemente, bilo da se radi o privatnoj aktivnosti poput preuređenja kuhinje ili poslovnog procesa razvoja novog proizvoda i usluge.

Vještine potrebne za agilno upravljanje projektima

Osoba zadužena za upravljanje pojedinim projektom naziva se projektni menadžer, a on zapravo ima samo jedan „jednostavan“ zadatak - osigurati uspjeh projekta kroz njegov životni ciklus izbjegavajući sve potencijalne opasnosti i rizike. No da bi se projekt doveo do njegovog uspješnog kraja, nije dovoljno samo ovladati tehnikama planiranja i doslovno ih primjenjivati. Taj posao između ostalog zahtjeva i upotrebu komunikacijskih vještina, snalaženje u promjenama te stvaranje kvalitetnog projektnog tima.

Kako bismo ubrzali razvijanje tvojih kvalifikacija za upravljanje projektima, složili smo kratak opis vještina koje treba imati projektni menadžer i što se od njega očekuje.

Upravljanje projektima – zadaci projektnog menadžera

Prije svega, ako nije dobio konkretne upute, projektni menadžer treba definirati projekt, odnosno postaviti njegove realistične ciljeve. Bez obzira na veličinu projekta i broj ljudi uključen u njega, projektni menadžer odgovara za organizaciju tima, raspoređivanje resursa, određuje vremenske rokove, upravlja budžetom i komunikacijom u timu te analizira rizike. Svaki projekt treba imati jasno definiranu svoju početnu i završnu točku, a posao je projektnog menadžera provesti projekt između tih točaka imajući na umu različita ograničenja poput budžeta i drugih raspoloživih resursa (opreme, ljudi, broja radnih sati itd.). Usput, putovanje projekta potrebno je i redovito dokumentirati.

Kao što vidiš, pred projektnim menadžerom stoje mnoge različite dužnosti za koje su potrebne razvijene određene kompetencije kako bi posao bio odrađen kvalitetno i na vrijeme. Tako osoba zadužena za upravljanje projektima treba znati racionalno procijeniti rizik i dobro se snalaziti pod pritiskom. Osim toga, treba biti sposobna kreativno rješavati tekuće probleme, posjedovati integritet i entuzijazam prema projektu na kojem radi te imati razvijene komunikacijske i motivacijske vještine za rad u timu.

Svaki stručnjak za upravljanje projektima treba posjedovati ove karakteristike kako bi njegovi projekti bili efikasni i uspješni. Istina je da posao projektnog menadžera ne može dobiti bilo tko, ali su odlične vijesti da vještine i znanje potrebno za njega svatko može naučiti! 

Vodič za upravljanje projektima - PMBOK

Za sve projektne menadžere, bili oni već iskusni ili tek početnici, 1983. godine volonteri iz Instituta za projektni menadžment sastavili su ultimativni vodič koji sažima sve znanje o upravljanju projektima. PMBOK ili Project Management Body of Knowledge vodič je koji se danas smatra globalnim standardom za upravljanje projektima i predstavlja najraznovrsniji resurs svima koji tu vještinu žele naučiti te ostvariti visoku razinu kvalitete vođenja projekata.

Softver za upravljanje projektima

Želiš li se odmah okušati u nekom projektu, dobro će ti doći odgovarajući alati namijenjeni izvedbi projekata različite kompleksnosti. Projektni menadžment ne mora značiti gubitak vremena na dokumentaciju i beskonačne sastanke ako se znaš dobro organizirati. Kako bismo ti olakšali početak, u nastavku smo izdvojili neke od trenutno najboljih softvera za upravljanje projektima na tržištu:

1. Microsoft Project
2. Asana
3. Trello
4. Basecamp
5. Teamwork Projects

Ako planiraš samostalno istraživati druge softvere za upravljanje projektima, uvijek provjeri imaju li 5 ključnih funkcionalnosti koje će imati najveći utjecaj na uštedu vremena i sredstava tijekom izvedbe projekta:

1. Lista zadataka. Prilikom rada na projektu presudno je moći brzo rasporediti zadatke te ih ažurirati kako bi svima u timu bilo jasno gdje tko stoji sa svojom izvedbom.
2. Dijeljenje dokumenata. Opcija dijeljenja i organizacije dokumenata značajno će smanjiti gubitak vremena na njihovo traženje kad su potrebni.
3. Komunikacija. Još jedna od kritičnih stavki izvedbe projekta je glatka i jasna komunikacija koja znači brzo i jednostavno rješavanje problema.
4. Raspored. Mnogi alati za upravljanje projektima nude opcije kalendara, prikaza Ganttovog dijagrama ili nekog drugog načina kojim se zadaci mogu vremenski rasporediti unutar projekta. Tako je svima jasnije koliko još imaju vremena da završe pojedini zadatak što povećava produktivnost tima.
5. Izvještaji. Ova je stavka važna za sve članove tima jer pokazuje gdje se tko nalazi sa svojim zadacima unutar projekta, ali i za samog projektnog menadžera koji onda lakše može procijeniti nalazi li se projekt u okvirima zadanog vremenskog roka i ostalih sredstava.

Upravljanje EU projektima

I na kraju želimo još spomenuti posebno područje projektnog menadžmenta u kojem je trenutno prisutna velika potražnja za stručnim kadrom u Hrvatskoj. Riječ je o upravljanju projektima koje će financirati EU fondovi gdje Hrvatska ima na raspolaganju 22 milijarde eura koje treba povući u smislene projekte u ograničenom razdoblju. Zbog kraćeg roka dostupnosti sredstava, hitno su potrebni stručnjaci za upravljanje projektima koji svojim aktivnim sudjelovanjem mogu ne samo uspješno financirati vlastite projekte, nego i pokrenuti potrebnu transformaciju sustava, a time i gospodarski napredak Hrvatske.

***

Ako te privlače navedeni različiti aspekti posla projektnog menadžera te voliš organiziranjem resursa postizati ciljeve uz to što se znaš dobro nositi s promjenama i dinamičnom radnom atmosferom, upravljanje projektima moglo bi biti idealno zanimanje za nastavak tvoje karijere. Posjedujući znanja i vještine projektnog menadžera možeš ostvariti mnogo prilika za rad, od vođenja kratkih projekata do zahtjevnih dugoročnih projekata u velikim tvrtkama. Svakako je dodatna motivacija i to što su stručnjaci za upravljanje projektima danas iznimno traženi i vrlo dobro plaćeni. Zato postani projektni menadžer i pokreni željenu promjenu već danas!

slika preuzeta